Veranstaltungen - Party und Action

Wenn ihr eigene Veranstaltungen plant, kann es sinnvoll sein, vorab einzelne Schritte zu planen und Aufgaben zu verteilen, hierbei kann euch der unten stehende VA-Planer als Hilfsmittel dienen.

Genehmigungen und Vorschriften

Anmeldepflicht

Jede öffentliche Veranstaltung muss angemeldet werden!

Wo?: bei der Gemeinde des Veranstaltungsortes

Fliegende Bauten
  • Das sind z.B. Festzelte, Stände, Fahrgeschäfte, Verkaufsstände, Bühnen
  • Der Aufbau muss genehmigt werden vom zuständigen Bauamt/Ordnungsamt
  • Baurechtsamt überprüft den ordnungsgemäßen Aufbau
Veranstaltungen an Sonn- u. Feiertagen
  • Sondergenehmigung beantragen
  • Wo?: beim Ordnungsamt
Sperrzeiten
  • Zwischen 22.00 und 6.00 Uhr: keine Lärmbelästigungen! Lärmgrenzen: 40 bzw. 45 Dezibel
  • Die Verkürzung der Regelsperrzeit sollte rechtzeitig bei der Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung beantragt werden.
Sondernutzung

Wenn Veranstaltungen auf öffentlichen Wegen und Plätzen durchgeführt werden, benötigt man eine Sondernutzungsgenehmigung (gebührenpflichtig)
Wo? Bei der jeweiligen Gemeindeverwaltung (i.d.R. Straßenbaubehörde)

Absperrungen

Straßenabsperrungen müssen bei der Verkehrsbehörde (Landratsamt) beantragt werden. Angaben zu: Zeitraum, Ort, Art der Sperrung
TIPP: das Ordnungsamt kann helfen: hat meist noch Utensilien für Sperrungen

Feuerwerke
  • diesbzgl. gibt es eine Zeitbeschränkung (Zeitpunkt und -raum)
  • Ausnahmegenehmigungen erteilt das zuständige Ordnungsamt
  • in Naturschutzgebieten gelten gesonderte Auflagen
Lotterien/Tombolas
  • sind erlaubnispflichtig
  • Achtet darauf, ob eine Steuerpflicht besteht (dann muss die Lotterie dem Finanzamt gemeldet werden)
Brandschutz
  • öffentliche Feuer sind genehmigungspflichtig und sollten mit der zuständigen Feuerwehr und der Kommune abgestimmt werden
  • Rettungwege beachten!
Lebensmittelhygiene
  • Wenn mit Lebensmitteln hantiert wird, dann braucht ihr einen Gesundheitspass/-zeugnis (gebührenpflichtig)
  • WO? : beim Gesundheitsamt
Ausschankgenehmigung

Werden Getränke „geöffnet“ über die Theke gereicht (im Glas oder geöffnete Flasche), dann benötigt ihr eine Aus-schankgenehmigung (gebührenpflichtig)
Entsprechende Spülvorrichtungen müssen vorhanden sein.

Toiletten

Toiletten müssen je nach Anzahl der Gäste vorhanden sein (z.B. komfortable TOI-TOI Häuschen)

GEMA - Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte
  • sichert die Rechte der Urheber/innen an ihren Kunstwerken (Lieder,Texte,Bilder)
  • Für alle öffentlichen Veranstaltungen, auf denen Musik ertönt, besteht eine Anmeldepflicht.
  • Wir kaufen sozusagen gegen ein Entgelt Nutzungsrechte bei der GEMA ein
  • Höhe der Tarifsätze ist von verschiedenen Faktoren abhängig: Personenfassungsvermögen des Raumes, Anzahl mitwirkender Instrumentalisten, Höhe d. Eintrittsgeldes
  • Man kann Rahmenverträge (über einen Dachverband) oder Monats- bzw. Jahresverträge abschließen, dann → Ermäßigungen
  • Für Einzelverträge keinen Kostennachlass
  • Wichtig
    • Der Vertrag mit der GEMA muss vor der Veranstaltung geschlossen werden, sonst kann durch die GEMA ein Bußgeld erhoben werden.
    • Die GEMA unternimmt gründliche Stichproben (Zeitungsrecherchen, Vorortbesichtigungen etc.)
    • Weitere Infos unter www.gema.de
Sanitäter/Polizei

Genaue Auflagen zur Bereitstellung von Sanitätspersonal und -equipment der Ordnungsbehörden bei Veranstaltungen auf öffentlichen Plätzen, Straßen, ...
Wenn es keine Auflagen gibt, ist es dennoch verantwortungsbewusst, ehrenamtlich tätige Sanitätsorganisationen einzusetzen (DRK, Johanniter, ...)

Bei Großveranstaltungen wird vorgegeben, wie viele Ordnungskräfte gestellt werden müssen/denkt an die Einbindung öffentliche Verkehrsbetriebe, damit chaotische Verkehrszustände vermieden werden.

Ordnungsgruppe
  • Selbst zusammengestellt oder professionelles Sicherheitspersonal
  • Muss deutlich erkennbar sein (z.B. einheitliche Kleidung)
  • Fausregel: 1 Sicherheitsperson auf 50 Besucher
Nachbarschaftsschutz

Anwohnerbrief mit Informationen zur Veranstaltung (evtl. Einladung der Nachbarn – mit kostenfreien Eintritt)

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Ihr wollt auf eure Veranstaltungen oder euren Treff aufmerksam machen um mehr Menschen zu erreichen? Oder einfach nur darüber informieren, was für tolle Dinge ihr in eurem Treff auf die Beine stellt? Dann rührt die Werbetrommel und lasst euren Treff in einem guten Licht erscheinen!

Durch Werbung und Öffentlichkeitsarbeit habt ihr die Möglichkeit, mitzubestimmen, wie euer Jugendtreff von außen wahrgenommen wird. Ihr könnt den Ruf eures Jugendtreffs prägen und so dafür sorgen, dass euer Engagement gewürdigt wird. Mit den sozialen Medien (Instagram, Facebook, …) habt ihr selbst die Werkzeuge in der Hand, um auf euch aufmerksam zu machen und zu Veranstaltungen einzuladen. Dabei kann ein eigenes Logo oder ein anderes Wiedererkennungszeichen von Vorteil sein – lasst eurer Kreativität freien Lauf. Denkt bei Postings bitte auch immer an die Bildrechte der einzelnen Personen. Dennoch solltet ihr auch die klassischen Medien nicht vergessen. Lokalzeitungen sowie lokale Radio- und Fernsehsender können auch eine Möglichkeit sein, mit der Öffentlichkeit in Kontakt zu treten. Gerade bei Lokalredaktionen gibt es meist Ansprechpartner_innen, die über euren Jugendtreff berichten und die ihr direkt zu euren Veranstaltungen einladen könnt.

Abseits von Postings und redaktionellen Berichten kann auch ein Tag der offenen Tür im Jugendtreff eine Variante der Öffentlichkeitsarbeit sein. Hier könnt ihr mit Kaffee, Kuchen oder Snacks den interessierten Nachbar_innen, Eltern und potentiellem Nachwuchs einen Einblick in euren Treff gewähren und ein positives Bild von eurem Treff verstärken.

Und wie überall gilt auch hier: Übung macht den/die Meister_in! Also probiert euch aus und lasst euren Ort wissen, dass es euch gibt!